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有关新情报的，包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时，可以批转给有关职能部门先阅，并注明，要求职能部门看完后再转给自己阅读，并就有关情况提出见解。未决定的，是指暂时先放入保留档案夹中，在采取适当行动之前，一直要放在那里。以后处理的，是指需要进一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，还有待进一步研究，或还需要进一步深入分析论证，以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。
管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件，都应从速分类处理。或交办，或阅读，或回信，或存档，总之，不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是，除极特殊的重要事情需反复研究外，一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信，看文件和再一次思考的时间。要知道，这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。
2。限制会议时间
一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式，也是节约时间，提高领导工作效率的重要途径之一。但是，
那种“马拉松”式的会议，没有一定中心内容的会议，议而不决的会议，使会议泛滥成灾，使管理者成天泡在会议之中，必然大大降低领导工作效率。
现代管理者必须明白：一般情况下都要限制会议的时间。第一，不开可开可不开的会。在我们日常工作中，不是什么问题都要开会才能解决的。因此，管理者在开会前一定要问一下自己，这个会真有必要开吗？不开会能不能同样解决问题？会议要达到的目的是什么？可不可以利用非正式的会议来代替正式会议？例如：要和某部门商量某事情时，把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，当面就可把工作决定下来，不就节约了开会的时间吗？
第二，不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题，要达到的目的，议题涉及的有关部门都要事先征询意见，如涉及支出和拨款问题时，要事先征
询财政部门的意见，否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题，应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者，使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案，供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外，只有与议题有关的人员和部门的代表，与议题无关的人一律不能参加会。
第三，不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会，就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会，往往东拉西扯。有许多议题的会，往往不能展开充分讨论，匆匆作了决定，执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间，并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”，能使与会者认真对待会议，就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确，以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人，会议主持者应当提醒，这不是群众集会，不需要宣传鼓动，只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条，以便集中精力思考问题。反对开会迟到，迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的，特别是会议主要负责人或主持者必须提前或按时到会。
第四，不开议而不决的会。每次会议都要议而有决，要经过多次会议才能决定的问题，应明确宣布暂时休会，同时宣布下次会议的进一步要求，提请与会者作好准备，主持会议者最后要对会议作总结。管理者最易犯的毛病，是想
在会议上强行通过自通过自己早已想好了的决定，不切实际地希望与会者有着同自己相同的看法，这在客观上是很难办到的。主持会议管理者的水平和艺术在于，
虚心听取各种不同意见后，将其中的精华部分吸收到自己的总结中来，同时对其他意见加以必要的肯定或解释。即使完全不采纳的意见，也可肯定在其它问题上的价值。这样就使全体与会者都感到自己的意见受到了重视。最忌讳的是，与会者发表了10条意见，管理者在总结时却发了一通自己或秘书早在几天以前就写好了的第11条意见。这样的会议徒具形式，白白浪费了大家的宝贵时间。
（四）业余时间安排
1。善于安排休息的时间
现代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小时的工作呢？管理者也是人，也有七情六欲；他不是机器人，可以无休止地工作。要知道
疲劳战是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，却浪费了不少时间，工作效率低，又损害了身体。“磨刀不误砍柴工”，会休息的人也才会工作。休息意味着再生产。我们应当不断地再生产因繁忙的日常工作任务而损失了的东西。
管理者要善于挤时间休息，掌握休息的技术。从早上起床就别陷入紧张的气氛之中，以一种轻松愉快的心情开始自己的一天，这对于一天的工作有很大
的影响。“眼睛一睁，忙到熄灯”是不可取的。为了得到轻松愉快的心情，可以采用多种办法，如用10分钟来照顾你心爱的小鸟、金鱼，或各种盆栽花卉；在
公园、林荫道散步，打太极拳等等，都可以使自己的心情焕然一新。繁忙的工作之中，也要挤出时间来休息，哪怕几分钟也是好的，它可以起到情绪转换的效果。如上午和下午各腾出15分钟到外面走一走，作一套广播体操，或打一会儿乒乓球、羽毛球，紧张的大脑立刻会放松下来，会重新使精力充沛，提高工作效率。对那些一坐下来就不动的人来说，作一些简单的运动也能起到休息一下，转换情绪的作用。如使劲伸开双臂深呼吸；靠在椅背上，充分舒展身体；打电话或接电话时把胳膊尽量伸出去等等，都有解除疲劳的作用。
中午的午休时间切莫放过。午饭后半个小时的午睡抵得上晚上二三个小时的睡眠。打瞌睡也是休息转换情绪的特效方法，古往今来，有许多做出了杰出成绩的人往往是打瞌睡的能手。因为，体力紧张会消耗能量，而休息则会恢复能量。日理万机的现代管理者应该学会休息的技术。
2。安排业余文体活动的时间
管理者每天工作在8小时以上，有的甚至达10多小时，精疲力竭，头脑昏昏。长期下去，体质下降，百病丛生；或者未老先衰，白发苍苍。没有一个健康体魄的管理者是不能专心工作的。管理者工作再忙，也应根据自己的爱好和特长，适当开展一些文娱体育活动。管理者在下午五时半以后要安排30…50分
钟的文娱体育活动，让大脑和身体的各个部分充分放松，恢复精力和体力，以便明天继续工作。人工作时的精神状态与蓄电池的工作原理一样，不停地长时
间使用的方法，较之间歇使用同样长的时间的方法来，蓄电池的输出功率要小得多，寿命要短得多。对于工作时的精神来说，也要不断地改变输出和输入。任何人都必须了解自己的内在节奏和可以持续努力的时间。应该明确，适当文体活动决不是浪费时间，在一定意义上说，是我们工作的一部分。
3。安排丰富的家庭生活时间
家庭始终是社会的基本组织。任何社会的人都离不开家庭。家庭对人类生活和社会发展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好坏，直接影响着管理者的工作和思想。因此，管理者也应合理安排好家庭生活的时间。
一方面，管理者不能因为工作忙而不顾家，或者把家务事全部推在不承担领导工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭关系中夫妻是平等的，不存在谁领导谁的关系，而且抚养和教育子女更是父母双方应尽的社会义务，也是我们工作
的一部分，切不可忽视。
另一方面，管理者也不能陷于小家庭的温暖而不能自拔，从而影响本职工作。管理者一定要从家务事中超脱出来，决不能让家务活支配你的时间，而应由你去支配家务活。在现代家庭中，一般夫妻长年共同工作，家中还有一二个孩子。下班后的时间毫无疑问是紧张的。但是，经过一天紧张的工作后，不能让家庭生活也被时间紧紧追赶着，必须使我们的整个工作有节奏，互相协调。“一张一弛，文武之道”。家庭生活应使人身体放松，精神愉快。为此，家庭生活也要制定一个具有自主性的大致计划。例如，定下做清洁卫生的时间，洗衣服的时间，外出散步或串门的时间，看电视或电影的时间，上街买用品的时间，
个人自由支配的时间等等，并在这种生活节奏的基础上制定一周或一月的生活节奏，就会使家庭生活丰富多彩，起到情绪转换的作用，这对管理者的领导工
作是大有帮助的。
四、提高时效的途径
（一）时间检测七十二招
时间检测，是时间管理和运筹中的重要方法，它可以帮助我们发现在时间利用中有何不足，以寻求提高时效的途径。
不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答
的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了72道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”，至于它们的反
面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行径。希望职业管理者至少每隔6个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改造。
（1）你的时间充裕吗？
如果是�