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卡耐基成功全集之五社会交往技巧-第10章

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  第一,与会人员对主席的意见自然会有反应,并会过度受那些意见影响:要不是面对一位倔强的独裁人物把他们自己的意见压制下来,就是起而反抗 或反对。不管一个人是如何地理性,当在控制会议时,他让人看起来总觉得是在抓权。除非他能很快地表现出他的超然立场,否则一定会引起情绪上的 反弹。

  第二,如果主席让自己卷入讨论之中,他一完会受到挑战,并发现自己 的精力都耗费在那里了。他不会再有精力或能力去控制会议的进行,也无法专心去调处那场战斗。这将是一次糟糕的会议。

  他必须让人“看起来”是超然、客观的。这当然不是指他必须“是”如 此:他也许对讨论的事情会有强烈的情感,但他不必把它们显露出来。他可以巧妙地使用时间控制与技巧来强力地影响讨论结果。

  ①如果参加会议的人数是五位,大家都想走跟他相反的道路,和他们争 辩毫无意义,赶快接受,不要浪费时间。

  ②如果五个人都同意他的意见,赶快祝贺他们,称赞他们是多么明智, 强调一致,并继续讨论下个提案。

  ③但是如果意见分歧的话,两个要这样,两个人要那样,而第五个人则 犹豫不决,那么就等他所赞同的那一边提出强有力的论点。然后马上转身对第五个人说:“哦,名勇,那听起来好像很合理。你认为怎样?”当名勇如 你所希望的,表示同意的话,就转过身去问其他的人是否承认这是多数人的 意见。

  主席必须让人看起来是超然、客观的。

  (2)控制的态度 他必须让人看起来是友善的。

  他的控制态度应当是轻松的、热诚的。一个主席,要是让人看起来是专 制的、控制得很紧的,就会提升会议的情绪层面。参加会议的人会反对他,而他的态度会阻碍会议内富有创意的精神的发展。

  主席始终应该小心谨慎处理,绝不可以暴力来对付。 一旦他让会议顺利进行后,他的许多控制动作都可以采用非语言的方式。他的姿势应当是随时保持警觉性的,挺直的面向桌子的。 他的眼睛必须将注意力集中在发表意见者的身上。他必须集中精神去注意,而他的活力必须散布到其他与会人员的身上,使他们也能全神贯注。但 当他的注意力几乎完全集中于现在发表意见者的身上时,他也须随时注意其他想发表意见的人。

  他应当运用面部表情,特别是用来鼓励及支持正在发言的人。友善的点 头、表示了解别人所提的意见(但不一定接受)、带有支持意味的微笑、好奇的扬眉,所有能反映及支持发言者的面部表情。

  姿势、目光接触及手势除了可用来支持发言者,也可使讨论顺利进行, 当主席想要引进另一位参加会议的人时,他应避免过份使用他的声音。想要指明下一位发言者时,可以利用眼神接触、手势及改变身体位置让自己面对 那位发言者的方向。他的肢体动作可使大家的兴趣焦点都集中在往后继续发言者的身上。他可使会议热烈地进行而自己不必讲一句话。

  在这个阶段中,让所有参加会议的人员都能积极地参与是很重要的。我 们在这里建议主席在手边放张空白纸。先画一张会议桌及人员位置概略图,然后当有人起来发言时,就对着他打个记号。

  这是很轻易地就可以做好的工作,也不会因为动作太明显而引起他人的注意。好处马上可以看出来。主席有了证据知道谁——如果有人的话——是 没有参加讨论的。他就可以采取行动把他引进来。

  像往常一样,先叫他的名字,然后提出易于作答的问题。并随便扯几句, 直到最后那位仁兄打破缄默为止。

  “天宇,我不知道你听到这些辩论时你如何取舍?你是否认为通到大楼 的进出道是个重要的问题?这类问题你们的人是否常常遇到?你是否愿 意???”

  主席处理这个阶段的一般原则应该是:①超然、客观②小心因应③多使用非语言沟通④把每个人都拖进去(3)与会人员的类别 在会议桌上当遇到一些麻烦的人物时,该如何应用这些原则? 有过于健谈的人,那种口若悬河滔滔不绝的家伙。即使他需要停下来喘口气时,他还是要讲。警觉性高的主席要逮住他换气的这个空档,纵然是一 句话才说到一半,还是照样转过身去对着他认为会提出简要意见的人。在转身时,主席应当转动肩头,使它超过那位讲个没完的人——他应当让那位仁 兄对着他的背讲话,而他的精神、注意力、眼睛都集中在将发表简要意见的 人身上。

  主席无须说一个字。 而应付意见很多的人最好的方法是,不要肯定他。使用非语言技巧来移转其他人的注意。 这种爱讲话的人常常是感觉迟钝的,他会不顾一切地大言不惭。为了维持发言权的公平起见,这种人必须让他闭嘴。

  “等一下,日升,在我们继续讨论新的题目以前,我先要知道对前面所 谈的事情有什么看法。台英,你有什么意见?”

  有不肯让步的人,那种决定要把自己所喜欢的事提出来讨论的人。 主席不要独自去制服这种人。他必须让大家来制服他。他可以引用获得同意的计划或获得同意的限制事项,然后请求全体与会人员的支持。

  “是的,名勇,如果我想得没错,你所提的意见是说呈现出来的计划应 当有较好的装订。我懂得你的意思,但我们同意今天应当讨论范围与责任。

  我们已经同意范围了,我们现在是讨论责任。嗯,各位女士、先生们,你们 想要我在这 45 分钟之内把装订的事情列入提纲里讨论吗?“

  不肯让步的人看到讨论计划依然在进行时也许会感到很尴尬。他也许会 想尽办法把他所喜欢的事情纳入讨论事项中。

  那件事也许是恰当的,如果真是这样的话,主席应当具有弹性,从而调 整他的计划。

  主席或许认为那是不恰当的,那么他有两种选择。一种是询问多数人是 否愿意挪出时间来讨论那件事情,然后让名勇接受多数人的意见。

  另外有种办法可特别用来对付无关紧要的问题——那种有人想把小事炒 大的问题。把会议的时间花在这种小问题上不是大家所希望的,即使只是把它否决掉。解决的方法是主席接受这项意见,并把它放到讨论计划的未尾。 我的经验是经过 44 分钟的讨论,有计划地把困难的提案通过后,在最后一分钟转过身去并说:“现在好啦!在我们结束前,有另外一点是你想要提出来 的,有没有,名勇?它还依然重要吗?”——名勇已经忘了,而同时他的同仁都在收拾自己的文件。我们照样在 45 分钟散会。

  有私自打劫的人:有两个家伙,在 12 个人的会议中坐在左手边的中间地 方。当志文在发言时,他们开始窃窃私语,使每个人都被搅得分心了。主席该如何处理呢?

  立刻看他们一眼。这也许足够使他们恢复专心,把他们带回到负责的行 为。但很可能仍需采取进一步的行动。

  首先,如果需要的话,小声地让志文停止发言。用热诚且友善的态度。 现在,不发一言地,让大家来制裁那两个讲话的人。手势跟身体位置应当指向于志文,这样可持维他的尊严。手举起来直对着志文,但眼睛则盯着 那两个异议分子。它的效果是,其他九对眼睛会向着他们打转,包括志文在内的其他九个人会一齐憎恶这两个唱二重唱的人。那是一种能在他们身上发 生作用的强大力量,一种他们能感受到的力量。他们带着愧疚的眼光抬起头来,看到主席及同仁注视他们。纪律获得伸张。 主席现在强化了的控制,并恢复会议的友善性质。他对他抱以微笑,然后将注意力经常地转移到志文身上。身体朝向志文,面部及眼睛对着志文, 一方面安静而含蓄地指责那两位影响别人的人,另方面有利于志文及其他人 继续开始讨论。

  “对不起,志文,我们刚才是在讨论万能锁匙的问题,你有什么意见?” 伸手示意志文继续发言。

  还有一种大杂烩。两三对人分别互相耳语,使得会议根本无法进行。在适当的控制下,这是少有的现象。然而它还是会发生。 首先,让志文停止发言。他相当明白这种嘈杂声,希望得到主席的保护。

  期望继续对抗这种嘈杂声是不合理的,用手势及无可奈何的微笑来让他停止 发言。

  现在把身体向后靠,让那些人继续说下去。大家很快地就察觉到情况不 对。他们会朝着主席望,看到他不平常地向后靠着椅子坐。

  当嘈杂声消失时,时间控制又变得很重要。他坐直了身体,亲切地微笑, 并说:“好啦,各位女士、先生们,如果你们有意见经由主席同意来发表,它 会有效果得多,对不对?”

  当获得他们的谅解与同情时,会议气氛照例进行,并重新让志文继续发 言。

  “志文,你刚才提出的有关劳工方面的意见。你是否可以提醒我们的同 仁?”

  这是处理难缠的人的一些技巧。他们很可能是任何会议中的一部分人——始终要小心谨慎地处理他们。

  (4)时间控制与同意 时间控制——临场的时间控制与反应——是主席控制技巧中的一个重要因素。 时间控制从整个会议的其他方面来看也是很重要的。主席应当在备忘卡上记上每个讨论事项的开始及预定结束时间。他应当放个手表在旁边。在他 前面有了这两样东西,他就可以控制会议进行的速度。事实上,他会发现潜意识会替他照顾这种事情。他可以将他的所有思考力放在如何处理与会人员 的方法上,他会发现——有时会令他感到惊讶——一切竟是按照计划在进 行。

  在这个最重要的阶段中,他必须寻求同意,强调同意的气氛,强调已经 达成的同意
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