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成功有约-高效会计手册-第25章

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但是却很少得到重视和改正。实际上,这一时间浪费因素是能够解决的。所


以,若问怎样才能使人们准时来参加会议呢?答复

以,若问怎样才能使人们准时来参加会议呢?答复

□设迟到席
“8点开会。。 9点到,1O点不晚听报告”。这是对一些人工作作风拖拉、
散漫的形象描述。某企业每次开会,参加会议的人员都有迟到的,特别是老
总也迟到,等得众人不耐烦然而无可奈何。后来开会人员都准时到齐,会议
的效率也得到了提高。这是什么原因呢?原来,他们为会议设立的“迟到席”
起了很大的作用。他们的做法是:会议通知几点开就几点开,过时不候。迟
到者只好在竖有“迟到席”牌子的座席上落座。经过实践、这一招非常灵!
“迟到席”只设了三、四次便空了,因为会议迟到的现象基本上得到了杜绝。

为会议设“迟到席”的办法好,好在操作极其容易,批评得严厉而又恰
到好处,虽不是什么大动作,但简单有效,值得借鉴。

□限时发言
“开会马拉松,发言长而空”是中国会议活动中一个突出的问题。人们
怕开长会,欢迎开短会,但在实际生活当中,长会何其多,短会何其少。许
多人平时并没有多少话,可一参加会议,一坐上发言席,便上下五千年,纵
横八万里,言不及义,却又滔滔不绝。为改变这一现象,提高会议效率,江
苏省南通市政府在会议活动中实行“限时发言”的做法,收到了比较好的效
果。如在许多工作会议上,会议主持明确要求:每个与会人的发言不得超过
15分钟,并首先作出表率,身体力行。起初,有些与会人不习惯,出现了说
长了、讲偏了、扯远了的情况,便通过会议主持人及时的提醒,所有与会人
的发言和整个会议的时间都控制在了规定的时间范围以内。在一次工作会议
上,市长照例明确重申了有关限时发言的规定,并要求大家提高发言质量,
保证重点突出。尽管这次会议研究了秋播和今冬明春水利建设等诸多内容,
但是。。 8位县(市)区长的发言,总共用了。。 7o分钟,平均每个人不到。。 9分钟,
使会议的效率得到明显提高。

目前,在会议活动当中,在限时发言方面,做法最坚决,物资手段最先
进的,要数广东省人民政府召开的全体会议。在省政府的会议大厅里安装着
两块电子数字显示牌。每次会议对与会人员的发言都有时间限制。发言者讲
话开始后,电子显示牌即从规定的时间自动倒数跳动,到剩下。。 3分钟时,微
机鸣叫发出第一次警号,在最后。。 1分钟时又发出第二次警号。当显示牌亮出
“0000”,表明时间已到,如发言者还未终止,电脑控制的音响便毫不客气
地自动停止扩音。

□消除浪费会议时间的因素
美国时间管理专家亚历克·麦肯齐先生在《新时间管理法》一书中提出
了浪费会议时间的。。 22种因素及消除办法,对人很有启发,也很实用。麦肯齐
先生提出的浪费会议时间的因素及消除的办法如下:

浪费会议时间的因素消除的办法
(。。 1)没有目的。没有目的就不要开会;要尽可能写
出会议的目的。
(。。 2)没有会议议程。没有会议议程就不要开会;预定会

议应有书面议程;如果是未预定的


会议(临时会议),应有口头议程,
以保证与会者有所准备并按照会
议议程进行讨论。

会议(临时会议),应有口头议程,
以保证与会者有所准备并按照会
议议程进行讨论。
与会者不适当(过
多或过少)。只接纳需要出席的人。(4)开会时间不
适当。保证选择恰当的时机。

(5)地点不适当。选择的地点要与会议的目的相一
致,能够避免各种打扰,有充足的
必需物品,距离大部分与会者最
近。
(。。 6)没有计划。考虑和安排适当的计划,以期开最
有效的会议。
(。。 7)会议过多。检查有无“定期”开会的必要;偶尔

停开一次,看看会发生什么;或者
在允许的条件下削减会议时间。

(8)会议过少。根据参与管理、信息交流和协调合
作的需要,相应地作出安排。
(9)不全面的会议通知。发出的书面通知应具有全部要点,
包括预期的建议和必须准备的各
种材料。
(1O)不按时开会。按时开会(如果为了等待迟到者
而推迟开会,领导者就是惩罚了
按时到会者,而奖赏了跚跚来迟
者!)。
(11)会间社交活动。把社交活动留到更恰当的场合,
在会上只许一心投入会议的议
题。
(12)允许打扰。做出明确的规定,井让每一个人
知道;除非是非常紧急的事件,
任何情况下都不允许打扰;传送
消息要在中间休息和午餐时进
行。
(13)偏离会议议题。期望并要求坚持既定的议程,随
时制止各种形式的“隐蔽议程”。
(14)没有规定会议结对会议和需要讨论的各项议程的时束的时间
或者没有给间限制要与问题的重要性相一致。各个议题分配时间
(15)要求别人陪会预定任务完成以后就可离开。(16)犹豫不
决。 
时刻专注于目标并竭力促使其实
现。

(17)没有足够的信
息便做出决策。召集会议之前要得到不可缺少的信
息资料,并最大限度地使用它。(18)不按时结束会议。按时结
束,否则无法马上计划后
面的时间。


(19)(19)
(21)没有贯彻。要保证所有的决议都得到有效的贯
彻,下次会议的议程首先就以“尚未
结束的工作”为题,列出没有完成的
事项,要求现状报告,直到工作完
成。(22)当事务或目标完
成后仍未解散委员会。清理名单并解散这种委员
会。
□改变与会人员的时间知觉
人对时间的知觉是以客观现象作为参照物的,如日出日落、月盈月
亏。。。在会议活动中,出于一种特别的需要,可以巧妙地利用这一心理规
律,改变与会人对客观物象的感觉,造成“知觉错位”,以达到提高会议效
率的目的。比如:某项议题十分重要,又非常紧急,不容间歇,必须在特定
的时间以内讨论完毕。这时,作为会议组织者,可在人们的时间感觉上做些
“调度”,如把会议室的窗帘拉上,把照明打开,造成一个没有时间参照的
环境,使与会人感觉不到时间的变化,这样与会人的精力的最佳状态就会相
应地得到延长。


二、经营性策略

二、经营性策略
美国威斯汀豪斯公司前任董事长兼总经理唐纳德·C·伯纳姆提出过著名
的“唐纳德效率三原则”。唐纳德的效率三原则是:当你处理任何工作(包
括开会)的时候,都要向自己提出三个“能不能”的问题:(1)能不能取消?

(2)能不能与别的工作合并?(3)能不能用更简便的形式代替它?这三条
原则适用于会议活动,它的实质在于将将可开可不开的会议取消;因相关而
可合并的会议实行合并,以尽可能多地节省人们的时间和精力,并提高会议
效率。
□伯拉夫的忠告
美国著名的管理学家米切尔·伯拉夫在《世界上最伟大的管理原则》一
书中向所有从事管理的人们发出忠告,告诉了世人一些如何提高会议效率的
诀窍。有。。 100个人接受了伯拉夫的忠告,并按照伯拉夫的忠告进行了实践。
之后,这。。 100个人都告诉怕拉夫:“忠告”给了他们极大的收获!“忠告”
虽然只

有三句话,但他们所获得的比通常的三本大部头的书告诉他们的还要
多,还有价值。那么,伯拉夫的忠告是什么呢?其实,伯拉夫的忠告很简单,
他只是告诉一切管理者记住他这样的几句话:“如果你能派其他人参加,就
绝不要自己参加会议;规定会议开始和结束的时间;在午餐前或工作结束时
安排会议,使其不得不及时将会议结束。”

□日本人开会法
日本效率协会曾对日本各界成功的会议做过广泛和深入的寻访调查。经
过调查,他们认为开会成功的妙诀主要有以下。。 12点:(1)事前对会议的目
的及讨论的方式要心中有数;(2)不可随意无目的的开会;(3)控制参加
会议的人数,无关者不要参加;(4)严格遵守时间,一次会议以不超过两个
小时为宜;(5)主持人有维持讨论秩序和作出明确决定的责任;(6)要避
免插入与会议无关的议题;(7)把会议开得生动活泼;(8)主持人每隔3~
5次发言作一次小结;(9)发言要简明扼要,每次不超过一分钟;(1O)一
次谈一件事;(11)会议结束时,主持人要与全体与会者确认会议的结论;

(12)必要时,主持人应在会后写出简明的会议报告,发给每一位与会者。
□土光敏夫的“绝招儿”
凡由日本管理学家土光敏夫组织或主持的会议,每每都
体现出极高的会议效率,这是有目共睹,有口皆碑的。有人慕名而来,
试图探究土光敏夫在主持会议方面有什么“绝招儿”。土光敏夫告诉众人:
他能够使会议的效率得到提高的方法很简单,这方法就是如今已被各国的领
导者和各级管理人员奉为经典的“五提倡”。这“五提倡”是:(1)提倡争
论;(2)提倡各抒己见;(3)提倡全体发言;(4)提倡不超过一小时;(5)
提倡站着开会。。。 

□见面与沟通
查尔斯·珀西担任美国贝尔和豪厄尔公司总经理的时候,他利用多种形
式每天轮流与一位同事见面,以通过这种方式掌握情况,并且共同讨论感兴
趣的事情。由于这种经常的见面沟通了情况并随时解决了一些需要解决和能
够解决的问题,便将许多定期或不定期的会议减少到了最低限度。又由于已


没有必要将会外已交谈过的情况和已解决的问题再拿到会上来,这样,又可
以极大地提高会议的效率。。。 

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