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室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安
排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导
工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手
巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶
时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或
其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板
或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用
会议所规定的正式语言文字。
□晚会服务工作要点
□晚会服务工作要点
排
5～8排之间的座位；如晚会安排
的是观看电影，则主宾席应安排在
15排左右的座位。如遇有高级领导人，场
地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始
前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水
或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时，
服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上
台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下
台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要
的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点
如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业
最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在
会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生
的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为
了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和
有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也
不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录只有在特殊情况下对某一目的所用时才应分发。如果会议的目
的是单纯的发布管理部门的信息，则与会者的名单、会上陈述的摘要、以及
最低限度的分发量就够了。有关经营问题的会议，或互相配合的小组会议，
一般要求较为详尽的记录，以保证达到会议最终目的。如果记录需要分发，
请注意下列事项：
·在会议记录复印前，要对草稿加以审阅和校正——如果要发给未曾参
加会议的人，这一点尤其重要。
·会后应尽快分发记录，如已对某些人分配任务，或已规定某种特别行
动（这是几天而不是几周的问题），则更为如此。
·对所有负有行动责任的人都要提供会议记录副本。假如某人没有参加
会议，最好能使他特别注意需要他配合行动的项目（例如，附一份备忘录，
或用色笔重点标明特殊项目）。礼貌上，要把会议记录副本分发给全体与会
者。
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
（1）与会者的发言离题
（2）与会者分心
（3）与会者之间发生争论
（4）与会者拒绝参与
（5）与会者显露不安并急于离席
（6）少数人垄断会议
（7）主席自己离题
现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
一、与会者发言离题
一、与会者发言离题
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
□预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
□补救
1。主席应具高度的敏感性，以分辩离题的发言。
2。主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应
宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主
题说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次。。”
3。主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标
有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，
均应刻意避免使离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
4。主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚
刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似
乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
二、与会者分心
二、与会者分心
1。对会议目标及讨论主题不清楚。
2。感到沉闷无聊。
3。会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。4。外界环境干扰。
5。对会议内容缺乏兴趣。
□预防
1。澄清会议的目标与讨论的主题。
2。使与会者感到会议有益及有趣。
3。慎选会议时间及地点。
□补救
1。尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应
先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的
看法，以便使其他与会者也能分享他们的看法。
2。作短暂的停顿，或稍作休息。
3。如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续
会。
4。如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂
的停顿。
三、与会者争议
三、与会者争议
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3。借会议而发泄
相互间的不满，或借会议而相互挑衅。□预防
1。澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。2。事先强调这样
的观念：“真正重要的是什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避
免题内的争论。
□补救
1。倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
2。倘若争论是题内的，则：
（1）先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力
集中在论点本身，不再理会人物本身。
（2）征求沉默的与会者的意见。
（3）主席显示自己的个人观点或个人立场。
四、与会者拒绝参与
四、与会者拒绝参与
1。怯场。
2。感到气氛不对。
3。不喜欢主席对待某些与会者的态度——如让某些与会者感到难堪。
4。会议不具实效。
□预防
1。创造和谐的气氛。
2。切莫使参与的人感到难堪。
3。让会议具有实效。
□补救
1。如果与会者因感到沉闷而拒绝参与，主席应鼓动其兴趣。
2。如果与会者因怯场面拒绝参与，主席应设法排除该种心理障碍。
3。如果与会者人数众多，应采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分
成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，
每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组
指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与
会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空，因为：
（1）分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
（2）各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此
在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
（3）代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见
无论是好还是坏、是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的
意见。
五、与会者情绪变化
五、与会者情绪变化
1。会议逾时。
2。与会者有其它事要办。
3。会议不具有实效。
□预防
1。确定会议的结束时间，并准时结束。
2。如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。3。选择符合与会者希
望的会议时间。
4。使会议具有实效。
□补救
1。结束会议并安排续会的时间。
2。休息。
3。以小故事、挑战性问题或节奏的改变、重鼓与会者的兴
趣。
六、少数人垄断会议
六、少数人垄断会议
1。多数人并不积极参与。
2。少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
3。少数人好求表现。
□预防
1。开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
2。如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
3。报名发问。
4。要求轮流发言。
□补救
1。巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很
多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它
的看法，好不好？”
2。指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
3。故意将视线避开垄断者，以免使他误以为主席仍想听取他的意见。
七、主席自己离题
七、主席自己离题
1。资料准备不充分。
2。与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
□预防
1。主席本身应充分地准备资料。
2。主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
□补救
1。主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
2。主席一发觉自己离题，应立刻向与会者致歉并改正。
八、建立正确的心态
八、建立正确的心态
懂得借会议获取成就的人，并不见得比别人更聪明，或拥有比别人更多
的内幕消息，或比别人更受有权势的人所钟爱，而是因为他比别人更善于掌
握参与会议的技巧。但是，参与会议的技巧的掌握并非一蹴而就，而是需要
经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人，应以下一次所将参与
的会议作为起步�