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成功有约-高效会计手册-第12章

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答问题,而不是鼓励讨论。
3。避免以错误的方式叙述事情。小组的对立很容易由于领导人粗心大意
或添加色彩的陈述而造成。平淡地陈述意见容易抑制对立情绪。
4。避免透露领导人认为能接受的答案或解决办法。表面上,职员倾向于
按照他们想象的管理部门的希望来做出反应。假如目的是客观地思考和真诚
的双向交流,那就要避免偏颇错误的想法。
5。避免把讨论从中心目的引发离题议论。要委婉地要求小组成员井井有
条地走向会议的目的。
6。避免傲慢地对待关键问题或与会者。不同的人以不同的形式吸收信
息。要核查回馈的信息,以确定会议的成效。
7。避免尚未得出结论或者尚未开始积极行动就休会。要知道结论已为大
家共同理解,并且即将付诸于行动。
□难应付的与会者
有些难对付的人可能使主持人左右为难,下面是应付他们的一些建议:
1。万事通的人——鼓励其他与会者附和他们自己的见解,使小组成员降
低他议论的重要性。
2。从容地应付好辩的与会者,并保持冷静。利用提问让他把话说出来,
然后把他交给小组去对付。同时强调大多数的意见,并且不使与会者发言涉
及个人。
3。容易怨恨的人可能觉得尊严受到了伤害,因为他认为有人正教训他怎
样做工作。要向他保证,他的经验可以对其他与会者有价值,而且交流思想
对会议目的是重要的。
4。要得到多嘴与会者的支持,需要老练的领导能力。抓住他的某个观点,
征求其他人的意见,并在小组内传递这个问题。
5。犹豫不定的与会者可能积极性不高。要让他行动起来,提一个他很可

能回答好的或很容易回答的问题,点他的名,让他回答;多方设法使他参加,
例如,协助示范表演或者鼓励他作报告。

能回答好的或很容易回答的问题,点他的名,让他回答;多方设法使他参加,
例如,协助示范表演或者鼓励他作报告。
为使没有兴趣的人参与,设法提出涉及他工作内容的直接问句。找一
些他活动中的事情来赞扬,并评价他的作用,以便把一些他有兴趣的事引人
讨论。
7。假如一个捣乱的人,只是想“出风头”,得到大家注意,就设法绕过
他,让那些有更重要的话要说的人发言,或者就像对待喜欢多嘴的人那样对
待他。假如这个捣乱者故意出难题,要避免对他直接批评、讥讽或嘲笑,而
要重申他的反对或批评意见,并把问题交给小组处理(假如他继续捣乱,小
组应一致把他看做一种威胁,并挫其锐气)。必要时可以和他单独谈话。
8。由于“应声虫”的公开或隐含的奉承阿诙和始终同意,他向领导者回
馈的信息反应是虚假的。在小组集中讨论专门议题时,最好回避这个人,而
集中注意力于那些具有客观见解的人。

九、工作人员会议

九、工作人员会议

因为成员们作为一个集体定期会晤,天天接触,所以就形成一种亲密的
非正式的形式。但这里面也有危机,即小组中任何一个人的言行可造成一定
的政治影响。除非会议主持人认识到这个情况,并作为一种日常习惯去抵制
它,否则,某些议程可能影响他作为会议主持人的威信。

□工作人员应该多长时间开一次会
工作人员开会的频率取决于两个因素:
1。利用工作人员会议来交流信息、作出决策和解决实际问题的程度。
2。业务活动的性质——有节制地经营比对条件和环境高度敏感的动态项
目,所需的开会频率为低。
工作人员会议的频率最终取决于会议的作用和期望它达到的成果。具有
其它有效联络手段的机构可能每月开一次工作人员会议就够了。有些机构觉
得每周开一次工作人员会议对他们很合适,另一些机构觉得每天开一次会也
不算多。喜欢多开定期会议的机构宣称,增加开会的频率有助于:

1。提供与上级管理部门的最近信息交流。
2。取得更密切的接触——日常的进展可予以记录,但是特殊的成就可予
以突出,以便立即得到特别处理。
3。鼓励通过持续的检查回顾,不断思考现实的和潜在的问题。
4。提供机会和每一位经理建立联系,他的工作可能与出现的问题有关
系。
5。发表许多观点和范围广泛的背景经验,以供解决问题或作出决策。
6。使每位经理洞悉其它部门的问题。
7。认识总体经营及其现状。
8。作为训练基地,为机构培养将来的上层管理人员。
有些领导人报告称,他们通过半小时工作人员会议所学到的东西,比他
们整日的个人谈话、特别会议和电话磋商为多。只要适当地并入整个机构的
管理体系,这种经常而定期的工作人员会议就可以成为公司最有生产性的财
富之一。

但是,对主张多开工作人员会议的每个论点都有其对立面。反面的论点
是告诫不要“由委员会管理”。许多信息资料可用书面形式更好地分发。有
些特别部门的问题以一对一的方式处理,往往能用较少的时间予以解决。

很多管理人员觉得他们没有时间听取其他管理人员的问题,当一两个部
门想要独占会议时,尤为如此。同时,假如过于详尽地提过多的问题,每个
人就会花费过多的时间。训练将来的管理人员,用正规的、有指导的管理层
发展计划可能更为有效。主张较少会议的人认为,考虑到多数管
理人员每天排得满满的日程表,会议过少,也许比过多要好些。

□紧急警示
高效的工作人员会议并非一下子就出现的——它是广泛的计划和准备加
上熟练的领导艺术的综合结果。大多数的工作人员会议是定期召开的,但是


有效的会议能提防死板的常规。像任何其它工具一样,对工作人员会议要求
持续应予以注意、以保证生产能力。以下是某些危险信号,表明“这件工具
需要磨快了”:

有效的会议能提防死板的常规。像任何其它工具一样,对工作人员会议要求
持续应予以注意、以保证生产能力。以下是某些危险信号,表明“这件工具
需要磨快了”:
当会议不是全面管理职能的组成要素,而成为经营的附属品的时候。
2。议程中既没有必要的信息需要传递,也没有与会者真感兴趣的项目。
3。会议召开的次数比业务活动性质的需要似乎更为频繁的时候。
4。会议持续时间似乎超过了会议目的值得花费的时间。
5。领导纪律松弛,达到会后行动和成果的可能性减少。
消除工作人员会议庸俗成规的关键,在于这个机构把会议计划结合到总
体经营范围的程度。许多公司如同对其它经营职能那样,规定会议的生产性
目标。

□打破惯例
公司在发展,职责在扩大,组织机构的经管责任在改变,但是工作人员
会议还保留着固定状态。会议模式一旦形成,就倾向于固定不变——由于习
惯,总是同一时间,同一地点和相同的召集次数,同样的圈内人而不顾当前
是否需要他们出席。会议主持人必须不断对工作人员会议的有效性重新评
估。他必须像其他人的看法那样看待会议,并且以领导人的身份,像其他人
的看法那样看待他自己。

负责人可能不时地试图通过询问主要与会者评价会议的有效性。或许同
样明智的是,审阅一系列会议的记录,以检查某些方面的进展情况:

1。假如工作人员在以前的一次或一系列会议已经决定明确的行动路线,
那么,行动的现状如何?
2。对工作人员的建议有何反应?导致了什么行动?
3。工作人员在会后和会外是否协调合作地行使职责?会上得到的表面和
解在会后的现实中起作用了吗?
4。搁置的问题和延迟的行动现在怎样了?是否有充分理由把这些重新列
入议程项目?
5。管理部门行动与工作人员会议建议相反之处,与会者是否在行动以前
已被告知?向他们做过任何解释吗?
6。一般而言,每位与会者的参加都是合适的吗?在会议参加者和那些负
责执行会议决议者之间,有没有信息交流延迟的迹象?
7。与工作人员会议比较,是否有更有效的办法可用来处理所遇到的情
况?
□失误和障碍
工作人员会议在管理职能方面有明确的经营管理作用,但是应当仅在事
情的复杂性、不稳定性或重要性,需要工作人员集体参与的时候才召开这种
会议。据估计,约有三分之一

的会议包括了不需要参加的人,开会的时间比需要为长,或者本来就不
需要召开。工作人员会议对一个机构得不偿失,有
如下的典型情况:

1。有些部门负责人觉得召集一个会议,并依靠集体意见制定大多数计划
和决策更为省力。这样就分散了责任,使主
管人从集体参加得到安慰,日后如有某人受到谴责则尤为如此。

2。参加会议可以成为一种声望和地位,以至于一旦被邀请,人数多得可

观的成员会继续参加,而不管当时是否需要他们出席。如果这种参加被视为
员工在机构的政治框架里的权威和地位,那么,圈内人的成员资格可能比会
议成果更为重要。

观的成员会继续参加,而不管当时是否需要他们出席。如果这种参加被视为
员工在机构的政治框架里的权威和地位,那么,圈内人的成员资格可能比会
议成果更为重要。
无计划的会议产生无计划的结果。有些部门负责人在他们自己的办公
室召集会议,可是没有足够的椅子:每次隔几分钟打进来的电话使会议中断;
应该显示六个月生产报告图表的放映机有一个烧坏的灯泡。
4。提防认为开会迟到是高职位的特权之一的主管人员。假如会议主持人
怕得罪高阶人士,而不敢不等人到齐就开会。会议必然比原安排超出半小时,
从而消耗其他人员的工作时间。
5。谨防会议主持人认为确保人人明白的最好方式是由他包揽全部讲话。
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