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将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。
以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子 内，便可缩减寻找的时间。
10。邮件应如何整理、保管呢？ 既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某
段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。 有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在
看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片 扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。
一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达 数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不
依次整理，往后就很难整理了。
首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就 盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、
姓名、及收信日期便可一目了然。
其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内， 这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那
可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信 件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。
贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。 贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先
以内容的第一个字按英文 26 字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归 纳，并完全按英文 26 个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的
姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有 未寄出的贺卡，则配合时机回寄。
在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录” 资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用
不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留 下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。
这些贺卡应利用书橱来保存，并按 26 个字母顺序来整理。每张贺年卡， 按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按 26
个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在 使用上极为方便。
11。信息活用的重点
（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。
（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯 化。
（3）手册有利于工作的完整性。
（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案 夹来做处理。
（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收 录相关主题。
（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。
管理者的信息活用术
信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不 能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者
而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。 但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工
作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时， 也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集
信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。 信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务
有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时， 起码有些基本资料可供参考。
以下所要谈的是有关管理者信息活用术。 假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便
成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。
（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。
（2）考虑如何架构，并且分类。
（3）填补不足的信息，（第 2 项和第 3 项是同时进行）。
（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为 律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。
1。接受一项主题时该如何着手 现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主
题，以早上 10 点至下午 5 点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便 说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，
就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的 方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。
欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业 成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的
立场来从事企业兼并业务。
首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组 都有 10 张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，
记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。
卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的 对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的
契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样 本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。
第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于 卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始
流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼 并的档案了。
而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接 归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案
夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。 虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽
相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应
以原复印本来保存。 因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世
界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资 料。
第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资 料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关
新书，以便收集更新的资料。
在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们 已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并
为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而 真正有帮助的是书后的参考文献。
由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使 书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，
此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的 书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼 并有关。
还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是
非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司 洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那 份复印本的。
另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中 的相关部分，并将其归档。
当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出
“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若 要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才 足以应付。
在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。
2。为方便书写构成案，应好好利用文书处理机 首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作
所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中 却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法
中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。 将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资
料，一边追加标题名称。 演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。 而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。
首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理
机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的 标题也很简单。
并在考虑内容架构时，若有必要的信息，也可随时补充进去。 为了企业兼并的演讲，虽已有一份证券公司资料的复印本，但这份复印
本仅有一部分是可用的，所以卡文先生又买了几本有关企业兼并的书，来做 参考资料。
这次卡文先生并未收集人信息，那是因为，在中国尚未有人比卡文先生 对企业兼并知道得更加详细。
以上即为演讲的准备程序。
以下 1—6 项大纲是发给出席者的演讲大纲，但是，实际上，卡文先生演 讲时所使用的内容，比这份还详细。
1。企业兼并现状
（1）何谓企业兼