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在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段，以及最后寄出贺年卡 的阶段，每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一
来，若有遗漏或同一人寄出两张贺年卡，或者写收件人姓名或亲笔贺辞有任 何错误，均可由是否盖章来判断。
在这么多的明信片中，每封都会附加几句亲笔贺辞，通常别人会惊讶地 说：“这么多的人，还每封都写贺辞啊！”当然，这得花相当多的工夫，如
果无法留意全部人的相关资料，此时就须借助人才录了。
备注栏最有参考价值。备注栏是位于卡片的内侧，而以对方寄来的贺年 卡中所提到的近况，为信息内容，记入备注栏内。
例如，对方提到“最近正热衷于文书处理机”，则将此点和收件日期一 起记入备注栏中。
有些参考资料，回函时就可添加一句“对文书处理机有何心得？” 再者，若有谈到家庭近况如：“去年 5 月，生了长男××”则将此记入
家庭概况栏。 即使没记入“何月何日诞生”，也需在孩子的姓名下方记入已几个月，
“七个月 as of s1989。 1。 1”as of 是“收信当天的时间”。记入此类信
息，在写第二年的贺年卡，就可以孩子的事情为话题，“××差不多开始走 路了吧！一定是个相当可爱的孩子。”
从贺年卡中，得知有关此人的最新信息，然后将其登录在人才录中，不 仅在寄出贺年卡时可善加利用，并且在灵活使用信息来源和取得人物信息
时，都可发挥其威力。
10。如何检索重要人物的相关资料 查阅某人的相关信息，就是活用人才录的方法。一般而言，老板对所收
过的贺年卡内容，以及寄出去的贺年卡的亲笔附加内容，都会有点印象，所 以，通常脑中立刻浮现出与对方相关的事。所谓相关的事即是指已记入在人
才录的事项，但是，有时也无法立刻浮现出全部人的各种近况。此时，才是 人才录发挥其本领的最佳时机。
人才录的卡片上端，原本印有从 A 到 Z 的刻度。这些刻度全部以打孔机 打孔，各个刻度中若有关某个人项目，就将穿孔处剪开。
总之，刻度部分若是与此人相关项目，就要剪开此刻度孔。 想知道有关国外利率动向的信息时，首先就从银行员处取得信息，因此
想挑出银行员“B”的项目时，就可以利用已穿孔并剪开过 B 部分的卡片。 将大小适宜的棒子，穿入所有卡片的 B 孔处，然后，因银行员 B 的部分
已被剪开，所以棒子一举起来时，就只有 B 孔的银行员会掉落下来。 并且，在银行上班的人中，若有大学时代的朋友，那就是最适合的人选
了。而要找出银行员，且又是大学时代的朋友，只需将棒子插入 B 和 U 两个 洞内，举起后就可得到自己所需的信息。
将每个人的特性及他与自己的关系做成索引，当需要时，就可以在短时 间内查出自己所要的资料。
将卡片程式输入电脑，有些人会觉得不方便，但是，前面已提过，电脑 不论在一览性、改换性上都很方便，而其他方面也都极具利用价值，但若不
能运用自如，就无法充分发挥电脑的功用。因此，早一步使用电脑，不论在 收集资料，或检索时间上，都能提高工作效率。
在检索所拥有的人事资料时，活用人才录卡片程式，就更便利也更实用 了。
11。结识新朋友的秘诀 刚才已提过，应积极利用宴会等场合来结识新朋友，而我们不仅是在宴
会上，实际上在任何与人会面的场合时，我们都应很积极地加以利用。 例如，结婚典礼、丧礼等喜庆丧宴，都有机会结识新朋友。
最近，结婚典礼愈来愈盛大，时间也变得较长。对新郎新娘而言，这是
一生当中最正式的典礼，所以并不会觉得无聊，但对出席者而言，由于周围 坐的都是一些不认识的人，所以会觉得无聊。婚宴上，新娘脱下白纱礼服换
上晚宴服的件数，也有增加的趋势，而在喜宴上不管认识不认识，大家都会 开始畅谈。而在此时，即使是初次见面的人，也应积极地开始和四周的人交 谈。
丧礼上，若死者是亲近的人，或是因事故死亡的场合，就另当别论。但 若是以社交身份出席，或死者是以高寿去世的场合时，则可以审慎态度，和
周围的人交谈，即使在这场合中，也能结识到新朋友。
再者，人们也许会常因公而出差，有时会搭飞机前往，但若有搭长途火 车的机会，通常就会利用火车。尽管飞机的速度很快，但因须花时间办理机
场的手续，并且班机又少，飞机场到达目的地，也有相当的距离，将上面的 时间加进去，和搭火车所需的时间，其实也差不多。而且，在飞机内，因时
间零散通常都无法办公，但若是搭乘火车，由于有完整时间，所以能集中精 力处理公事。
甚者，搭火车时，较容易结识邻座的人，因为搭飞机的时间较短，所以 即使想结识对方，也没有太多时间来交谈。因此，和飞机比较起来，火车的
时间较合适结识新朋友。例如，从 A 地到 B 地所需的时间约两～三个小时， 刚好是可以认识一位新朋友的时间。
常有人问：“对于素不相识的人，可以轻松地交谈吗？”的确，熟识的 当然较易交谈，但有关前面所述的那个问题，和邻座的人一起坐了很久，竟
然没有交谈过任何一句话，反而显得不自然。
下面所要介绍的是与邻座交谈的方法。 在搭乘火车的最初一个小时用来办公。如果是为演讲出差，就利用这一
小时来准备演讲。在拚命地工作一小时后，多少都会感到有点疲倦，此时若 能和对方聊天，则可调节疲劳的身心，而对方在最初的一小时，也许会看杂
志、书或浏览窗外景色，所以尚不觉无聊，但一小时过后，就会开始有这种 感觉了。
在这时跟对方说话，通常对方都会很快回应，而且刚才的一小时里的工 作，对方会觉得“这是个正派的人”。所以会较为安心地和你交谈。
在快接近目的地时，因须准备下车，而对方可能需准备下车，所以乘车 的中间时段，是彼此交谈的最佳时机，然后在谈了 30 分钟至一小时之后，再 开始办公。
交谈的关键是应一开始就拿出名片来做自我介绍，并以“因为工作得有 些疲倦，所以想不知是否有此荣幸与你聊聊”做为开头，然后就有机会一个
话题拉一个话题来聊了。
交谈的对象是不分男女老幼，但因此机会结识，而后登记在人才录上的 为数不少。纵使此后没有继续来往，或并未与工作有直接关系的朋友，但能
和各类人士交谈，就信息收集这一点来看，的确是有很大的功效。
12。想要维持人际关系，则需考虑对方立场 在前面所提的“为培养人际关系须留意何事”中，曾说到为对方提供说
明信息是很重要的，所以应尽可能在首次会面后，就提供信息给对方并进一 步做说明。若无法亲自直接送给对方，其所需的资料也可以介绍适当的人选
提供给他，一开始以先由自己提供对方所需的资料较为合适。然后再寄贺年 卡，以保持定期的联络。因为即使初次见面的气氛不错，却还未能得到对方
的信任。要维持对方愿意提供信息的良好关系，必须先让对方了解自己的个 性。
在获得对方信赖的同时，也要清楚地了解对方的立场。若不考虑是否会 打扰对方，只是一厢情愿地想到自己的话，则即使有事麻烦对方，对方也不 会尽全力帮你的。
例如，打电话时应注意对方的时间，若未考虑到对方时间，仅是一味地 考虑自己的方便，而突然打电话拜托对方某件事，这恐怕会令对方对你敬而 远之。
有些人是夜猫子型的人，早上一大早起床对他来说是很困难的，而有时 一大早就被电话吵醒，那心情之坏是可想而知的，但晚上再晚，有电话也不
介意。由于每个人的情况都不尽相同，所以应特别注意。
再者，有时工作很忙，突然电话响，却又是拜托帮忙，真让人觉得麻烦。 若你打电话给对方，你应事先问对方，何时打去较方便，然后，将它记
在人才录的备注栏内。稍微下点功夫，是维持人际关系的秘诀，且对方在听
到这类话时，会对你产生信任，认为：“此人真会为别人设想。” 一般社会上大部分的人都不喜欢大众传播界的人士，但你在接受采访
时，尽可能全力配合，至于你对他们的态度是否亲切，就不得而知了。 从事大众传播的人士，即使自己不了解的事，但对应于何处着手，或去
哪里调查资料，却相当清楚，类似这类信息，是非常重要的。因此，对于一 些不讨厌的人，应尽量配合他们的采访。
每个人都有自己的立场，所以应尽可能尊重对方的意愿。维护人际关系， 不应以自己将有何收获为立足点，而应优先为对方的利益设想。维持人际关
系，应站在对方的立场来设想，这是很重要的。
13。信息的精确度在于细心的核对 灵活运用信息所须注意的是信息的精确度。人们所说的话，常常都是不
负责任的谣传，或是未经仔细确认的二手或三手信息。 当然，若是某人直接听到或看到的情况，问题就比较小，但若属半开玩
笑的话，那就没有保证了。 所以，从某人之处所得来的商业信息，必须详加确认此信息的来源，当
然有些信息并不重要，但对重要信息，就一定要核对其信息的正确性。有时， 也可在询问若干人后，再做交叉方式的核对。
是否有效利用人物信息，所须注意的一点是，不能滥用模棱两可的信息， 细心的核对是有其必要性的。
三、快速处理信息的办法和方案
信息收集的具体办法
1。信息是有“意识目的”的收集 在这个传播发达的时代中，各种知识充斥于社会的每个角落，然而如何
能获得自己所需要的信息，才是最重要的。
“信息”一词，在语意的使用上常被混淆，这是一大障碍。所谓“信息” 和�