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作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也 细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。
这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、 人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分
枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻
而易举地思考相关问题的解决方法。 此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，
逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。 文字报告书表现技巧 一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时
还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。 过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于
打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不 论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守
“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出 来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。
相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者 来说，方格是一种视觉负担。
除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程， 管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。
这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团， 不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列
举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：
1。执笔工程部分
（1）重新整理预备使用的资料 利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同
样大小的资料可以堆在一起。
（2）在资料上做记号 如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都
可以，免得有所遗漏。
（3）开始读资料 把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把
要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。
（4）转记在卡片上
卡片大小大约为 11cm×3cm 比较恰当，也就是一张 A4 纸裁成四张的大 小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，
不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。 这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。
（5）卡片分类 转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片
分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。 分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。
（6）卡片编序 分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开
始写报告书时，就是按这个顺序。 报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另
一种则是日本古乐的构成方式序破急。 以下详细说明这两种文章形式的构成单元。
A 起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结 论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。
B 承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、 比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景 及原因。
C 转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个 新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。
D 合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。 至于序破急的结构则如下：
A 序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。
B 破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实， 尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。
C 急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。 以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有
吸引力的气氛。
（7）按分类序号决定卡片的阶层构造 在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。
每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一 直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。
（8）制作草稿设计图 准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，
卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这 样就完成设计图。
（9）执笔 根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次
序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸， 上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执
笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻 到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。
2。选用文字处理机“推敲”文字 易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样
表现：
（1）易于阅读的形式
以一页 400 字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到 3 行左右，而 且能用 2 行讲完的叙述就不要拖长到 3 行；最好用“因此、所以、然后”等
连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。
（2）平易的形式 尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的
障碍。
（3）多用比喻、尺寸说明等技巧 碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清
楚。现在来看看下面的例子。
“细胞核中容纳的遗传因子本体是 DNA”，目前的确有不少人已经知道 什么是 DNA，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方 式：
“在直径只有 0。01mm 的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核 的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传
的结果，而这种因子的本质是一种叫做 DNA 的化学物质。”
文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读， 都是因为文中所附的辅助资料不足。
象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或 自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊
写上，这是写文章的人最厌恶的工作。
至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。 在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就
能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不 同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使
用文字处理机实在受用无穷。
前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提 高工作效率。
3。活用桌上排版术 桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处
理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还 要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称 1989 年为“桌上印刷元年”。
桌上排版系统有下列若干特点：
（1）WYSWYG 在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器
加工，实现“你看到的就是你要的”（What You See Is What YouGet）的理 想。
（2）自动调节字间 桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。
（3）自由自在画版型 一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。
（4）具有高度编辑功能 可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，
还可加上视觉效果。
（5）接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型 目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字
相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。 桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对
于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是 了不起的发明。
4。为报告书穿上美丽外衣 自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内
容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎 如圣旨般被奉行。
经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者 花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。
做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及 后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是
一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。
过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看， 制造商显然没有采纳消费者的意见。
为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封 面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方
式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。
提案说明和演讲技巧
从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会 或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。
不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更