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11。用装书的外壳整理明信片最适当
很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。 的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，
大多以一年为保存期限。
卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小 和明信片差不多。
书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。对经 常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售
时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将 明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。
卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年 度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本，
配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。
12。贺年卡是人才录的宝贵信息来源 除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信
件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。 卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网
络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。 如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于
乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日 期，一并记录，这就是“人际资料扩为人才录”的一大整理原则。
因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。 当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它
们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。
报刊杂志整理技巧
1。报纸的报导，应当场撕下 最常使用的信息媒体，大概都是印刷品吧！以报纸来说，它每天都刊登
有巨大篇幅的世界动向，以及政治、经济、外交、社会等新闻。对于从事国 际贸易的商人而言，报纸是极重要的收集最新资料的媒体。这类资料的收集
大都利用剪报的方式。
信息的收集利用并不只限于报纸，因此，信息整理须以“无论方法为何， 须以有效、迅速、合理地使用已到手的信息”为原则。
卡文先生的剪报法的特色，是除了前面所说的“有效使用所收集的报纸 之外”，并以“节省整理时间”为重点。
平时，阅报时，一看到重要的报导，便当场将其内容及日期撕存下来。 一段时间后，把堆积如山的剪报交给秘书，并吩咐秘书利用工作空档进行处
理工作。他事先拟好一份分类标准表，秘书在整理时，就能依据此表分门别 类。
为了统一起见，秘书将整理过的资料，全部复印成同一规格，然后将成 叠的复印资料，按照帐册的方式打洞，再和剪报一起交到卡文先生手上，再
作最后的校对工作。正确的资料，就将其复印本按分类入档，原始剪报部分 就舍弃；若秘书剪报复印错误，也可重新复印整理，以求正确地收集资料。
上述剪报工作，只作资料的选择、撕存和校对的部分。复印、打孔、分 类等工作则完全委托秘书帮忙。由于这并非复杂的工作，他自己的妻子或小
孩都可胜任，也可请他们帮忙。 剪报工作，以“简化整理手续”为目标。报纸在一年中除了几次漏失外，
大概每天都会送到。假若稍微偷懒几天，报纸就会堆积如山。剪报工作常会 一曝十寒，演变成三分钟热度，主要原因就是由于堆积太多，很容易让人提
不起整理的劲头来。
所以，剪报工作的基本原则是“今日事，今日毕。”然而忙碌的商业人 士，是很难每天都拨出剪报时间的，卡文先生也不例外。为了解决这问题，
就得借助他人的帮助。无法委托他人时，自然就得靠自己了。此时最重要的 工作就是“当场”剪（撕）下所要的资料。至于复印部分，可集中于一周后
的周末或假日再作整理。
2。最新信息，应“立即归档”处理
“委托他人作剪报或复印报纸的工作固然省事，但会不会发生错误 呢？”一定有不少人有这种顾虑。如果按照卡文先生这种办法去施行的话， 这种顾虑是多余的。
委托秘书复印、分类之后，须将所要复印的原始资料保留下来，以备复 核时，若遇有错误的地方，对照原来的资料，必定可即时发现，并予以补救。
对于剪报的归档处理，为预防分类上的错误，务必在校对时检查一遍。 检查资料的复印本时，可以完全以自己的判断为标准。虽然秘书是根据
分类表作归档，但还不能当作分类工作完毕而将资料装订成册，应请秘书分
类后采用“立即归档”的方法，无须装订。
“立即归档”是分类项目的最后步骤。将秘书归档后的信息，定期作检 查，偶尔也会发现一些错误，立刻重新分类，再归档处理。
剪报工作中委托他人协助的部分，是极重要的一环。明确的顺序及仔细 地检查工作，若能切实执行这两点，就可安心将工作委托他人帮助了。
按经验，整理剪报这道手续如能按照上述的原则来施行，发生错误的情 形几乎少之又少，甚至可达 90％以上的正确率。即使无法亲手整理资料，也
得花上一点心思在校对的工作上，这也同样能使剪贴簿达到 100％的实用效 率。与个人独立完成工作相较之下，这已是十分令人满意了。
3。所有的资料一律复印成同一规格，以便收集 采用报纸资料作剪贴时，一般采用复印收集法。当然，不用这种方法收
集资料的也大有人在，甚至有人认为直接剪下重要消息，直接归档，可减少 时间及金钱的浪费。虽然这种方法十分适用，但假如考虑到能更有效地使用
资料的话，花在复印的时间和费用是很经济的。
前面已谈过，除了一两个特殊情形外，所有资料的复印一律采用 B5 的规 格。之所以如此有两个原因：其一是国家机关表格几乎都是 B5 规格。而兼
任会计师、律师等职务，有必要配合这种统一的规格，以便办事；另一个理 由是为了以后复印方便。
复印机的纸张规格，无论 A 或 B，在放大时虽然好操作，但易有误差产 生。若要把 B5 规格放大成 B4 规格是很容易做到的。但 A4 要放大成 A3
时，就 非用大型复印机不可。使用复印机，却不统一规格，致使归档发生困难，反 而更浪费时间了。
以 B5 为统一格式，不仅整理归档容易，而且也能迅速查阅到所要的资 料。另外，报纸所使用的纸质粗糙，时间久了，会变黄易碎，字迹模糊难辩，
而复印纸就不会因时间而改变，所以采用复印的好处相当多。 在复印资料时，即使篇幅不大，也一定要一张一个单元，绝不能为了节
省纸张，与其他资料混在一起。若是有空白的地方，可以用相关资料加以填 满，或加上标题、目录，尽量加以多方利用，这样同时也可以节省整理时间。
空白处所填写的无非是相关的档案检索，或资料重新组合的排列，都以资料 活用的理念为处理原则。
另外，须注意复印报纸时，碳粉的浓淡都要和报纸本身印刷色泽互相配 合，如此，即使是粗糙、污损的纸质，也能通过复印，成为易读易存的“复 印资料”。
4。复印资料以活页式归档整理
复印的资料都已经在左右各打上 26 孔，逐页存放。若遇到需要用到有关 商业买卖的资料时，只要将资料从档案夹中取出使用即可，非常方便。若是
有关国际租税和企业买卖，同样也可从各自档案中取出，同时对照使用，非 常便利。左右打洞的理由，是无论资料是竖写或横写方式，都能在校阅时轻
易辨别，立刻入档，不会因只打一边孔而不能按照排列顺序立刻入档，以致 浪费时间。
将资料直接贴在剪贴本上，可以预见若想要活用这些资料，在查阅时必 定非常困难，所以必须以统一格式复印、活页式入档才能使剪报发挥效用。
卡文先生曾经实行过一套新方法，就是依人名、项目作分类来剪贴。所 剪下的资料并没有复印，完全按照原来大小直接贴在一张硬纸板上，这纸板
的规格是一般单行本大小的 B6。由于纸板大小，常有容纳不下资料的情况发 生。经常一份资料要用很多张纸板，甚至因无法归档，导致资料散乱或顺序
紊乱的情形。 剪报后，经过初步分类，接着分类成册，虽然不一定要依照卡文先生的
这种方式，但是，这种方式却能获得很大效果。汇集的资料经过分类组合， 其目的就是为了方便使用，此种剪报法正可提高剪报的使用率。卡文先生曾
请教一位在报社工作的记者朋友有关如何活用剪报的问题，赞成这种做法， 更强调“无法完全使用的资料”就等于“贮藏的垃圾一般”。
面对信息爆炸的社会，将信息大量收集起来，也许没错，但对于一些片 面性的资料，必须配合其他资料，或是附注在其他资料之下才能完整的情形，
在着手整理时，就必须考虑要使用这些资料与其他资料相互结合，以发挥其 用途。所以将信息分类处理，然后归档。对报社而言，即是放入资料室内，
并非将其束之高阁，不知活用。
直接将资料贴在硬纸板上，由于不易随意取用，反而造成活用资料的阻 碍。同样地，将复印资料以浆糊、胶带直接粘贴在剪贴簿上，剪贴簿因而加
厚，最后，整本本子反而凹凹凸凸，使用时也十分不便。
有关归档处理，若遇到小篇幅的资料，仍以一份视之，在其空白部分， 写上分类标题，有助于归档整理。若以三份资料作成一份时，则各以 1/3 版
面作安排，或利用空白处，注明分类标题，如此在查阅时，便能立刻了解大 意。
总之，使用复印、活页式整理归档，是目前最理想的整理资料的方法。
5。以大、中、小项目作分类时，一�