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辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时 间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人
资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国 内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少
邮资，都一目了然。
4。“人才录”制作法 根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时
间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家 族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别
论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另 一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因
为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录” 设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、
“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、
“家族栏”、“备考栏”等 12 个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种 程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族
成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。
在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料 卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎
需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料 处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少
就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡 比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥 有 3000
名的“人才录”。
5。“工作地点栏”要预留空白 这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所
没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照 ABC 的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时
仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”， 是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与
本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此 栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同
样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以 备能立即修正资料。
6。预留“备考栏”，以充实人才录的内容 费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更
是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。 在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡
上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电 脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，
连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的 念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要
记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中， 遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果
知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如 果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这
种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时 就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所
以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先 查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这
样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方 详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。
7。人才录的迅速查阅法 人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步
骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从 A 到 Z 的英文字母。只须保留 代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一
个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表， 会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你
想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这 栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其 它的
24 个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。
这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作 业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。
如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上， 却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业
上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代 的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。
8。名片上的资料是“人际信息”的基本来源 看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人才
录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基 本来源，就是双方首次互相交换的“名片”。据了解，能确实整理名片使其
系统化的商场人士，却是少之又少。
有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人 名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。
卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关 对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会
记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份 资料便成为人才录的珍贵来源。
须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时 间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上
做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先 生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活
页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就 能查到所要的资料。
偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感 到很愉快。
9。名片整理采用“逆检索”的方法 通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种“检
索”方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。 例如：A 银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺
序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到 是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在 A 银行的档案内，那么
查阅 A 银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。 想必大家都已了解“逆检索”的真正目的，即是不按照英文字母为排列
方法，而以工作性质的“分类”作为标准，所以适用的范围相当广泛。 对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，
若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。
10。邮件必须趁早处理 在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或
问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或 明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一
段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。
整理这些信件时，心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理， 除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收到信件时， 先记下收到的日期。
在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址 正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位
公司的名称——每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、 公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直
接就丢进垃圾桶。
邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行， 因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会
收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。
公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。在检 查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。
既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备 日后联络之用。
除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和 律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子，
将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话，往往须费 时查阅，事倍功半。所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。
11。用装书的外壳整理明信片最适当
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