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6。方便整理，节省空间 个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到
的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置， 办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘
的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。
一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做 调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放 100 个档案，一个书架就能 放 500
个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是 80×250mm，一个小房 间可以摆 4 个柜子，总共可存 2000 个档案。根据他的经验，累积 2000
个档 案大约要 10 年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常 适合现代人使用。
7。瞬间检索法 一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检
索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是 1 分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了 15 秒还可以，到 30 秒就已经焦虑
起来，过了 1 分钟已经不想再等，等了 3 分钟后，肯定要挂断电话。出乎大 家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。
袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因 为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，
所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届 时只要找到纸袋目录就能找到资料。
袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目， 只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。
8。家庭资料的整理 不仅办公室或书房有许多资料需要整理，家里的资料也不少于办公室。
邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、
使用说明书、贷款证明等，家庭中堆满需要整理的资料。一般主妇总将这些 资料丢进一个大抽屉里，等需要时再找。但郑重其事建档分类又有点过分，
这时候利用袋式档案系统收集这些资料，只要在纸袋的目录栏填上“收据”、
“保险证”、“会员证”、“说明书”等即可。 照片同样可以参照这种方式进行处理：有关嗜好也能档案化，像剪下杂
志上的食谱后收入袋中，以“法国菜”、“点心”、“中国菜”等排列，不 多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长
记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给 他们，就是一份特别的礼物。
9。工作中的资料整理 在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会
通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身 边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临
时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的 堆积，占去工作桌的空间。
最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明“预报收据”、
“待回信件”、“开会通知”、“暂留剪报”、“未处理文书”等，另外， 再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。当然这部分暂时
处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料 无法处理，最后只好丢弃一边。
袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方 画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去 2 厘米，这样就有较
大空间，不会折损档案角。
采用“角型 2 号”信封是为了统一 A4 规格，很多学校、机关都采用 B 类 纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸
的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就 要坚持下去，不能随意更改。
所谓的系统化，就是统一规格。不论 A4、B4 或其它尺寸，整理资料重要 的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆
珠笔和一把美工刀即可。
10。将目录栏做成纸样
做袋式档案固然容易，但一次要做 100 个以上，还是要花点时间的。于 是可以把目录的标准模式做成一个纸样。
11。袋式档案使用规则 袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变
更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能 改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；
（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。 如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不
能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。
划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。
12。袋式档案的使用方法 袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。预先制好几个袋式档案，放
在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管
的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋 面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下
头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋 里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的
出处。资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题， 同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；（5）统一文
件规格。A4、A5 型的资料可完全存放在袋中，而 A3、A4 型的文件则必须折叠 后再放入。有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛
折叠为好。此外，有许多印成只有 A4 尺寸的 1/3 大的小册子，如果整本放入 袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；（6）收录追加的资料。
收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只 好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；（7）工作结束后，将原来
使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架；
（8）再利用和整理。每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不 要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；（9）总整理。资料和饮食一样，
如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案 柜，丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是
整理档案的好机会。
13。设定目录的原则 好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。
因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定 方式。
设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要 关键字。
每个人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套 逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的
语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼； 设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。
14。用个人电脑检索目录
完全以记忆关键字来找资料档案，500 个已是极限，500 个到 1000 个是 记忆模糊阶段，而 2000
个以上，脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展 到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。
通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字 写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打
算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。如果袋式档案数目少，还用 不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。
15。使用“袋式档案系统”注意事项 正确使用“袋式档案系统”应注意七个事项：（1）袋式档案系统以“角型
2 号”信封做道具，主要用来处理纸资料；（2）袋式档案系统既便宜又简单， 容易执行，是懒人最佳整理术；（3）袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、
照片、书信等资料的规格；（4）袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理 功能，多项工作同时进行时可预防混乱；（5）袋式档案的目录是利用个人的思
考逻辑制成的；（6）资料整理最好以字母为排序原则；（7）为了提高袋式档案 的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。
文件资料整理技巧
80 年代初期，世界突然出现一个新名词——“办公室自动化”，自此震 撼商界。在一般人的观念中，“自动化”是指工厂合理化、效率化，现在把
这个名词用到商业部门，才创出“OA”的名词，但到底“OA”是什么？要做 到什么地步？却至今无人能确切地解释。
在许多争议中最引人注目的是“纸”的地位问题。有人认为，经过办公 自动化后，所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代，“纸”将在办公
室中消失。多年来的事实证明，这个理论仍只是一个理论，并未在生活中实 现。电脑和文字处理机初期的技术并不成熟，操作性和携带性都很差，因此
一直不能取代纸的地位；直到 90 年代的今天，情况也未见改观，纸的消耗量 反而因为 OA 机器的大量使用而与日俱增。在 OA 机器上做成的文件，并不能
拿在手里反复翻阅，结果大多数的人总会说：先印出来看看吧！结果只有更