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（2）统一用纸规格 任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，处理资料的机会再多、
再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在 80 年代办公自动化热潮 刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸
类成为办公室的新宠儿。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但 这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。
信息媒体之所以取代不了纸，是因为目前找不到任何替代品能像纸一 样，不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利，而
且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在，无法泯灭。但是纸资料不断增加， 无限量地堆积也不是办法，它非常容易造成混乱和浪费，所以在开始收集资
料时，就要找出最容易整理的书面资料规格，把纸张用量压到最低。一般使 用的纸张规格不是 A，就是 B，学校的考卷是 B4，B4 的 1/2 是
B5，是一般笔 记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为 A4，也有人用是 A4 两倍的 A3 纸，不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是
A4。最让人困扰的是 政府机关送达的文件总比 A4 稍大，看起来像 B 型纸，但比较起来又比 B4 小； 在邮递时必须折两折，以 B5 纸处理，在保存
B 型纸时也常要反折。根据经验， A4 纸已经足以应付书写资料用，如果读者够细心的话，应该会发现报纸的 1/4 和 A4 纸几乎大小一样。
要混合处理 A、B 两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或 书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用 A 型纸比较容易
处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当 然是 A4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要
以提高工作效率为原则，不能反客为主。
（3）统一机器制造资料的规格
不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听 人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限
而且可疑，所以人们才发明文字笔记的方式；而最近几年打破传统文字媒体 形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录
音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记 录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统
一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体 优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的
决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用 VHS 尺寸的带子作取材工具， 也有人用 8cm 录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。
同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电 脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。
所以，收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。
（4）收集到的资料最好是原始文件 资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生“以
讹传讹”的效果。即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关 键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收
集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用“别人的 引用文”。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则。误用二
手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来 源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。
“资料收集的基础”摘要：（1）收集资料时，要遵守“动员最少人力、花 费最短时间、耗用最低经费”的三原则；（2）制定收集资料的目标时，应先经
过讨论和沟通，再列出与主题有关的项目；（3）一定要随时提醒自己设定最终 产品的规格和形式；（4）多人进行多项工作时，可利用“工作进度管理表”控
制质量和进度，并随时检索、修定流程和目标；（5）随时注意统一资料内容、 规格及信息机器的格式；（6）绝对要坚持收集“原始文件”的原则。
信息整理的重要目的
1。整理的目的在于缩短“检索时间” 若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的
办公桌上简直乱得惊人！在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，
十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的 办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。
说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学 到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。但是，尽管看起来杂乱，他们
却很容易找到自己想要的资料。这可以说是“乱中有序”吧！ 一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。“井然
有序”，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生“整理手册”中所描述 的“只重表面不重实用”的危险情况。那么究竟如何整理呢？
简单地说，“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨，以提高效率为目的。
“检索时间”是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、 搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时，遇到不
会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花
费的时间，便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮， 而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要
找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。反之，不以大小为分类标准，而 以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以“检索目
的”的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。
有人说过“治理整顿”这句话，意思就是要将东西整齐化。其实，“治 理”和“整顿”真正的意思，应该不一样。“整顿”犹如前述的书架，只重
外观整齐而不重实用；而“治理”，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等， 而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。欲提高效率的人，
治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。
2。信息整理要以“个人需求”为中心 为“个人”而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，
不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。例如：百科全书的封面， 原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，
而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位 置，这是很好的做法。当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好
不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书 的本意上，你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟，需要百科全书时，总能
以最短的时间取得想要的资料。
在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。在整理时，必须以“自 我需求”为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自
己的整理方法。但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素， 实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此，这一套整理方法就
要重新再研究了。
3。信息整理以迅速为收集原则 最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品
的陈设专柜。实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的“道具”。另外，许多 商业杂志中也设立了以“介绍资料整理用品”为主题的专栏。商业界很多人
喜欢在办公桌或抽屉内摆上一堆“整理专用品”，已经成为一种流行风潮。 这并不是要诽谤这些商品，而是很值得怀疑，它们真能适合每个人的需要吗？
如果你过分依赖这些“道具”，并一味以它的用途来整理，而不根据个人需 求来利用，整理效率就一定会大打折扣。例如：在剪报时，很多人都会先用
圆珠笔将想要收集的资料划上记号，然后再用剪刀裁下来。不论在公司或家 里，只要用具齐全，进行剪报工作十分方便。如果有一天你在车上看到报纸
上有一篇合乎需要的资料时，又该怎么办呢？那时手边什么用具也没有，只 好暂时放弃了；如果你整天都在外面约见客户，等回到公司或家里时，对那
篇重要的报道，大概也忘得一干二净了。这种情形屡见不鲜，令人烦恼。
西方有句谚语：“幸运女神只有刘海”，是指当幸运女神与你相遇时， 若不赶快捉住那撮幸运的刘海，等到她与你擦肩而过后，后悔就来不及了，
这是警惕世人要把握稍纵即逝的“时机”。整理信息也是如此，若过分依赖 麦克笔、剪刀、美工刀、尺子等工具，而错失收集重要报道的机会，就如同
与女神相遇却不能及时抓住她的刘海一般。离你而去的女神，是不会再次对 你挥手的。由此可知，看到对于自己有价值的信息时，就像看到女神的幸运
刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就
应该“刷”地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望 读者不要过分依赖“道具”，能加以利用“撕”这一独门绝招，即以简单、
快速的方法来完成资料的收集。
4。开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现
“撕”这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息 整理有个共同点：节