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小装饰物、钢笔、铅笔和笔筒以及一部电话，也许还有一个记事簿。很少见到他们的办公桌上有那种只有在一般管理人员的办公桌上才能够见到的文件堆积如山的场面。之所以这样，原因之一就在于，他们是公司的老板。他们很清楚应该把哪些工作推出去给手下人去做，把哪些工作留给他们自己。
一个管理人员必须做的第一件事情，就是去判断一份文件是否值得保存下来。在作这个决定之前，他必须非常明白，到底哪些文件对他是十分重要的，哪些文件对于他未来事业的成功是至关重要的，哪些信息是他在未来赴约时所需要知道的。要解决这些问题，他必须优先考虑而且要慎重考虑他打算在下个星期、下个月或者下个年度要完成什么指标，而不能只考虑下个小时或下一天要做些什么，换句话说，他的大脑应该条理很清楚。在这种意义上，你保留了什么，你就是什么样的人。一位富有效率的总经理把那些应该保存的文件分为3类：
（1）如果一个管理人员在一份文件中许诺要做什么事情，那么就把这份文件保存下来。比如，一个管理人员在写给你的报告中说：“我有一个创意。这个创意一年将花掉我们公司许多钱。但是我敢保证，这个项目将会在3年后给我们公司带回来5倍于投入的收益。”如果是这样的话，你应该把这份报告放在有关这个人的档案文件中。因为当一个人许诺要做什么时，他通常会很快就忘记他的许诺，尤其是他的许诺没有实现的时候。但是，把这些文件保存下来是最有价值的管理方法之一。这样，在两三年以后，当那个创意没有带来任何收益的时候，或者干脆就失败的时候，或者他的创意仅仅是带来了一些边际收益的时候，你就可以把那份报告找出来，然后问那个管理人员：“这是怎么回事？”这是一种很好的提醒别人的方法。
（2）如果一份文件的内容表明公司的职员或者部门之间可能或者即将会发生某种冲突，就把这份文件保存下来。对于这种文件，你一般不必保存很长一段时间，因为你应该努力争取尽快解决这些矛盾。但是，有些时候，要想尽快解决某个问题是不太适宜的，如果是这样的话，你就要把这份文件保存下来，等到条件成熟的时候，再回过头来处理这个问题。
（3）如果一份文件有关一个方案，或者涉及有关未解决的遗留问题，就把它保存下来。如果你对一份报告所陈述的情况抱有疑问，就不要把这份文件转交给别人处理。因为，公司仍然存在某种问题。你需要在将来某个比较合适的时候采取措施以解决这个问题。但是，人总是会忘事的，而这份文件通常就是惟一能够提醒你的东西。如果你把这份文件交给别人去处理，而你们都忘了的话，公司所存在的问题就可能得不到根本的解决。如果你把这份文件保留下来，你就会经常翻阅，当你再次翻阅这份文件时，你会记起应该去处理有关问题。
对于许多公司管理人员来说，他们从来不会每过几年就自觉花一点时间，以一种事外人的心态，去审视一下他们过去几年里不断变化着的职务和工作习惯，然后，根据现实情况，自觉地在自己处理文件的方式和技巧方面作出一些必要的调整。事实上，虽然他们在公司里的职务被提升了，但是，他们却忘了丢掉只有低级管理人员才有的那种无论什么文件都要保存下来的习惯。他们仍然一如既往地去专心阅读并保存每一份文件，尽管此时此刻他们应该把大部分文件都分派给别人去保存，而他自己则只需要保留一小部分文件。
85．学会让自己的工作秩序合理化
专家指出：所谓高效工作，在一定意义上来说，也就是选择一个较佳的工作次序。只有这样，才能减少忙乱，增加单位时间的功效。它既有益于工作，也有利于健康。具体可采用如下方法：
1．让条理化的工作节省你的时间和精力
美国管理学博士在其《有效的经理》一书中写道：“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可减少重复，开启了更大和更佳工作任务之门。”
有句谚语说得好：“喜欢条理吧，它能保护你的时间和精力。”
培根也说过：“选择时间就等于节省时间，而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”
工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？
西方一些“支配时间专家”，运用电子计算机作了各种测定后，为人们支配时间提出许多“合理化建议”，其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。
2．把自己的工作任务清楚地写出来
工作有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力得到很大的提高。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。
只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗现象。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同之处在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。法国作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”
3．进行合理的组织工作
工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，就在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”
组织工作首先要做好选择、区分的工作，剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
4．运用化繁为简的工作方法
化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象中，结果只能陷在里面走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。
美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能；有效地研究筛选读书的人，能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书，做到多读必读书，以增加得益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；吃喝买到家里能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说：“无头绪地、盲目地工作，往往效率很低。正确地组织安排自己的活动，首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到，但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间，每分钟地计算着自己的时间，并经常分析工作计划未按时完成的原因，就此采取相应的改进措施；通常我在晚上订出翌日的计划，订出一周或更长时间的计划；即使在不从事科学工作的时候，我也非常珍视一点一滴的时间�