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的协议。
（2）设施主持人。受项目经理委派，负责物品和服务的安排，包括与宴会承办人或场地管理部门磋商、联络和协调，监督集会场所的准备和食物与饮料的供应，以及订购、运输、安置、保管和处置所有与活动有关的特殊器材和供应品。
（3）公共关系指导人。受项目经理委派，负责计划、组织和指导宣传活动；与新闻媒介保持联系；可以协助项目的开发和登记。
第一阶段（尽量提前）：
①决定集会的基本目的和主题。
②确定时间和日期。
③完成项目工作人员的指派。
④编列暂定的邀请名单，估计出席人数。
⑤制定初步预算（包括如需付给出席者报酬的经费在内）。
⑥招标承办场地和宴会。
⑦选定场地和宴会承办人并签订合同。
⑧向签订合同者提供详尽说明、会场平面图和座位计划、菜单和服务要求等。
⑨设计详细的议程或规划。
10 约请发言人、表演娱乐节目的人、致词的人，以及其他执事人员。
11设计节目预告材料和发布消息日程。
12安排预定办法，包括确定、截限和取消日期。
13向大人物和特邀来宾发送邀请信。
第二阶段（宴会前几个月）：
①订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用的陈列品、纪念品或奖品。
②预定额外的视听设备。
③与场地管理部门考察新的事态发展、变动或添置。
④增加工作人员，指定专人办理登记、监督烈酒控制、陪伴发言人或特邀来宾。
⑤汇集资料和订购复制品（印刷的节目单、菜单、座位表和委员会名单。）
⑥再次确定与项目有关的人的协议（会议的时间和地点，登台露面的确切时间、报酬，以及其它细节）。
⑦安排出现意外情况时的代替节目。
第三阶段（在活动开始前的时刻，如有可能，在前一天）：
①确定所有接受特殊任务的人和那些在项目中出面的人的地位和理解力。
②通知宴会承办人和场地经理最后的登记表并检查各项要求说明。
③检查房间布置，使之符合计划的要求（确保适合实际需要，餐桌之间有足够的地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用）。
④检查出口，不使堵塞，并做到整个场地整洁。⑤落实特殊装饰已按计划装置。
⑥视听设备就位后，要试验其工作情况（回响不会太大，扩音系统适当，放映机焦距准确）。
⑦仔细检查首席餐桌的安排及座位卡的位置。
⑧落实酒吧的服务安排使主人的烈酒控制措施得以实现，再次与酒吧领班确定酒吧结束时间。
⑨与总管再次确定供应时间及细节（安排收集就餐券以及上完甜点和咖啡之后服务员立即离去。）
10使发言人及表演娱乐节目的人员熟悉环境，因为为了最大限度的舒适，可能有必要做小的调整。
第四阶段（紧跟着宾客离开之后）：
①活动后立刻盘存烈酒。
②与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。
③贮存或归还特殊的陈列品、装饰品和设备。
④向有关服务人员致酬。
⑤视察场地有无需要招领的失物。⑥把场所移交场地经理的代表。
第五阶段（一周之内）：
①与项目工作人员协调处理全部未了事项。
②确定所有材料和设备均已归还其原来部门。
③核实活动的全部费用。
④支付帐单，结清帐目。
⑤向有关各方寄送正式的感谢信。
⑥向授权机构报告出席人数和活动经过。
7对发言人的照料和接待。
知名人士和权威人士会增加对会议的事前兴趣和吸引更多的出席者。但是，不幸的是著名人士并非总是擅长演讲的。一旦你选定发言人，如果遵循下列预防措施，就可以收到与发言人关系较好和使会议开得更好的效果。
（1）邀请函要具体。向发言人提供出席人员的详细情况及会议的目的。发言人需要知道以下项目：
①会议的日期、时间和地点。
②主办单位的名称、背景和目的。
③他发表讲话的那次会议的目的和性质。
④指定的具体讲题和规定的时间。
⑤听众人数和特点。
⑥全部日程的概要，包括其他讲题和发言人。
（2）明确说明单位对酬金及开支的政策。
（3）考虑发言人的个人需要——务必做到预定旅馆房间和当地交通安排是适当的，发言人不会在宴会和招待会上受怠慢或无人接待，并且在讲话前有休息时间和准备时间。
（4）计划应付意外情况，如提供在发生紧急情况时联络人的姓名、地址和电话号码。
（5）在会议前几天就用电话与发言来宾再次确定和澄清最后的细节。
（6）恪守各项安排；未经发言人同意，决不要安排额外的讲话，也不要在他发言之前安排另外的冗长讲话。
（7）会后立即发出感谢信，并支付开支和酬金。切勿使发言人处于不得不向你单位索取商定的酬金的境地。
哈佛管理技能培训教程 （第十一单元第二章）
作者：哈佛商学院 来源：哈佛商学院
（2006…02…14 18：25：35）
哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册 第二章 哈佛经理会议要点
第二章哈佛经理会议要点
会议发言要点
即然会议是一种面对面的沟通，因此主席必须掌握面对面沟通的技巧——陈述技巧、发问技巧、倾听技巧与答复技巧。
主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望；第二、令听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意地讲求陈述技巧、视听器材的使用技巧、以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难获得。
陈述前的准备工作
主席在陈述前必须做妥准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述之前至少必须做好下列各项准备工作：
（1）了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题抱什么态度。
（2）熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
（3）设定希望实现的具体目标。主席应先确定，他到底希望听众从他的陈述中得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到的观念充作什么样的作用。
（4）将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。
（5）根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要者与最切题者。
（6）考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
（7）准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。该份纲要可划分为引言、本体与结语等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如在会议刚开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓罗辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”（Tell them what you are going to tell them；a
nd tell them what you told them？）这种陈述方式颇值得我们参考采用。
（8）备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲议等。
（9）用录音机及录像机作陈述演练，或是在一、两位假想听众面前进行陈述演练。
陈述技巧
陈述成败，主要取决于陈述者本人是否拥有自信心与热忱。周全的准备与丰富的陈述经验，可为陈述者带来高度的自信心。基于此，陈述者应尽量把握陈述的机会，以便培植这一方面的自信心。至于热忱有无，则除了受陈述者本人天生资质所决定外，仍然要看陈述者对陈述的信息是否具有高度评价而定。倘若陈述者认为他所陈述的信息不但是正确的，而且值得听众听取，则他的热忱将油然而生。基于此，为令自己对陈述产生热忱，陈述者应慎选自认有益于听众的信息，作为陈述的内容。除了自信心与热耽，陈述者仍须讲求下列九种技巧：
（1）要与听众保持视线接触。这即是说，陈述者应尽量减少念读文稿。
（2）灵活运用“停顿”技巧，以便令听众得以深思及判断所听到的信息，并作出反应。
（3）尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。
（4）适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷感觉，而且仍可令陈述本身显得更加生动。
（5）善用幽默性话语。有些人善于运用既诙谐